Met live ondertiteling en realtime vertaling help je bezoekers mee te lezen, het gesprek te volgen en deel te nemen. Maar elk evenement heeft zijn eigen belangrijke woorden: namen van sprekers, bedrijfsnamen, merknamen, afkortingen, locaties, productnamen en vaktermen.

Door deze woorden vooraf toe te voegen in het beheerpaneel van Soundshape, help je Soundshape de context van je evenement beter te begrijpen.

Waarom een woordenlijst essentieel is

Live ondertiteling werkt het beste als de context duidelijk is.

Algemene woorden worden vaak vanzelf herkend. Specifieke termen kunnen echter baat hebben bij extra voorbereiding. Denk hierbij aan namen die op verschillende manieren kunnen worden uitgesproken, Engelse merknamen, technische termen of afkortingen die binnen je organisatie vanzelfsprekend zijn, maar minder bekend zijn bij een AI-systeem.

Voorbeelden hiervan zijn:

• namen van sprekers en moderators;

• bedrijfsnamen en merknamen;

• product- of projectnamen;

• interne afkortingen;

• locaties, zalen en programma-onderdelen;

• sectorspecifieke terminologie;

• namen van klanten, partners of sponsors.

Door deze woorden vooraf toe te voegen, bereid je de live ondertiteling voor op wat er waarschijnlijk tijdens het evenement zal worden gezegd.

Welke evenementen hebben baat bij een woordenlijst?

Een woordenlijst is vooral handig voor evenementen met een specifieke of specialistische inhoud.

Denk aan een conferentie met medische of technische termen, een bedrijfsevenement met interne projectnamen, een productpresentatie met merknamen, een kennissessie met vaktaal, of een internationale bijeenkomst met namen uit meerdere talen.

Het helpt ook bij evenementen met verschillende sprekers. Iedere spreker heeft een eigen stijl, tempo en woordenschat. Een woordenlijst geeft extra context aan de belangrijkste termen die gedurende het programma voorbijkomen.

Hoe je snel een handige woordenlijst maakt

Je hoeft niet vanaf nul te beginnen. In de meeste gevallen heb je al veel bruikbare informatie klaarliggen.

Gebruik bronnen zoals:

• het evenementenprogramma;

• het productiedraaiboek;

• biografieën van sprekers;

• titels van presentaties;

• informatie over sponsors;

• de lijst met deelnemende organisaties;

• interne documentatie;

• product- of projectomschrijvingen.

Loop deze documenten na en markeer de woorden die belangrijk zijn om het evenement goed te begrijpen. Voeg de relevante termen vervolgens toe aan het Soundshape-beheerpaneel.

Praktische AI-tip: laat AI een eerste opzet maken

Je kunt AI gebruiken om sneller een eerste woordenlijst op te stellen.

Plak je programma, productiedraaiboek of sprekersinformatie in een AI-tool en gebruik deze prompt:

Voorbeeld-prompt

Haal alle woorden uit deze tekst die belangrijk kunnen zijn voor realtime ondertiteling tijdens een evenement. Maak aparte lijsten voor sprekersnamen, bedrijfsnamen, merknamen, productnamen, afkortingen, vaktermen, locaties en programma-onderdelen. Neem alleen woorden op die waarschijnlijk hardop worden uitgesproken.

Controleer het resultaat altijd zelf. AI kan je veel tijd besparen, maar jij weet het beste welke woorden echt relevant zijn voor jouw evenement.

Waar je op moet letten bij het invullen van je woordenlijst

Een goede woordenlijst is niet zo lang mogelijk, maar zo relevant mogelijk.

Richt je op woorden die waarschijnlijk tijdens het evenement worden uitgesproken en die belangrijk zijn voor bezoekers om de inhoud te kunnen volgen.

Houd rekening met de volgende punten:

Kies relevante woorden
Voeg termen toe die ook daadwerkelijk in de presentaties, gesprekken of paneldiscussies voorbij zullen komen.

Controleer de spelling
Houd de officiële schrijfwijze aan van namen, merken en producten.

Vermijd ruis
Voeg geen algemene woorden toe die weinig extra context bieden.

Denk aan afkortingen
Voeg afkortingen toe in de vorm waarin ze waarschijnlijk worden uitgesproken.

Let op internationale namen
Namen uit andere talen zijn gevoeliger voor herkenningsfouten. Voeg deze waar nodig vooraf toe.

Een kleine voorbereiding met een groot resultaat

Het voorbereiden van een woordenlijst kost weinig tijd, maar levert veel waarde op voor de ervaring van je bezoekers.

Dove en slechthorende bezoekers kunnen de inhoud gemakkelijker volgen. Internationale bezoekers krijgen meer context bij het gebruik van realtime vertalingen. En organisatoren zorgen voor een professionelere uitstraling doordat belangrijke namen en termen correct op het scherm verschijnen.

Hiermee maak je toegankelijkheid een vast onderdeel van een goede voorbereiding, en niet iets wat je pas op de dag zelf regelt.

Soundshape helpt je bij de voorbereiding van toegankelijke evenementen

Met Soundshape kunnen bezoekers de live ondertiteling of vertaling volgen op hun eigen smartphone of tablet, of via schermen in de zaal of een livestream. Door vooraf een woordenlijst toe te voegen, sluit die ervaring nog beter aan op jouw evenement.

Wil je weten hoe je Soundshape inzet voor jouw conferentie, bijeenkomst, theatervoorstelling of bedrijfsevenement?

Boek een demo en ontdek hoe eenvoudig je live ondertiteling en realtime vertaling organiseert. Als je hier vragen over hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.