Privacyverklaring van Speaksee

Speaksee diensten

Laatste update: 12-01-2025

 Dit is de privacyverklaring van Speaksee met betrekking tot de Speaksee-diensten. Onze diensten bestaan uit een spraak-naar-tekst transcriptie microfoon kit voor fysieke vergaderingen en desktop transcriptiesoftware (Speaksee Autocaption) voor digitale vergaderingen. Deze privacyverklaring legt uit hoe we omgaan met persoonlijke informatie die we ontvangen wanneer u gebruikmaakt van een van onze diensten.

We verplichten ons tot uw privacy en zorgen ervoor dat alle persoonlijke informatie die we verwerken, beschermd en vertrouwelijk wordt behandeld. We waarderen het dat u ons vertrouwt met uw informatie, en we zullen alles doen wat we kunnen om dit vertrouwen niet te schaden. In deze tekst willen we uitleggen welke persoonlijke informatie we van u verzamelen en voor welke exacte doeleinden we uw informatie gebruiken.

Als u vragen heeft over uw privacy of deze privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen via hello@speak-see.com.

1. WELKE INFORMATIE VERZAMELEN WE EN VOOR WELKE DOELEN?

Wanneer u gebruikmaakt van (een van) onze diensten, kunnen we uw informatie verzamelen om onze diensten te leveren en deze te verbeteren om u een betere ervaring te bieden. We ontvangen uw informatie omdat u deze rechtstreeks aan ons verstrekt of omdat onze systemen deze van u verzamelen. We verzamelen alleen bepaalde informatie als u een Klant van onze diensten bent (een Klant is de persoon of het bedrijf dat zich aanmeldt voor onze diensten en een account bij Speaksee heeft) of als een Klant onze diensten gebruikt voor een gesprek met u, waarbij de Klant u hiervan op de hoogte zal stellen, hetzij mondeling, hetzij door een microfoon aan u te overhandigen.

Hieronder vindt u meer details over de informatie die we verwerken en voor welke doeleinden we deze gebruiken:

1.1 Accountinformatie

Als u onze Klant bent, ontvangen we informatie over u om u onze transcriptiediensten te bieden. In het bijzonder, wanneer u zich aanmeldt voor onze Speaksee-diensten, verwerken we uw contactgegevens zoals naam, adres en land van verblijf. Wanneer u een account aanmaakt of gebruikt voor Speaksee, verwerken we uw e-mailadres en versleuteld wachtwoord (die niet zichtbaar zijn voor ons).

We gebruiken uw accountinformatie om een Klantenaccount aan te maken en om onze transcriptiediensten aan dit account te bieden. Daarnaast kunnen we uw contactgegevens gebruiken om belangrijke informatie over onze diensten te verstrekken, zoals wijzigingen en updates. We kunnen deze informatie ook gebruiken om met u te communiceren, bijvoorbeeld wanneer u ondersteuning nodig heeft.

We verwerken uw contactgegevens en accountinformatie op basis van uw toestemming. Dit betekent dat wanneer u zich aanmeldt voor een Speaksee-account, u uw toestemming moet geven voor de verwerking van uw informatie. Dit gebeurt door deze privacyverklaring te lezen en een vakje aan te vinken om in te stemmen met onze gegevensverwerking wanneer u zich aanmeldt voor een Speaksee-account.

1.2 Gesproken gesprekken tijdens het gebruik van de dienst

Wanneer u onze diensten gebruikt, verwerken we uw spraak voor spraak-naar-tekst transcriptie. Verwerkte spraak wordt helemaal niet opgeslagen. Transcripties die worden gegenereerd, worden binnen 5 minuten na gebruik van de dienst uit onze tijdelijke opslag verwijderd.

1.3 Technische informatie en metadata

Als u een Klant bent, verzamelen we informatie over uw apparaat, netwerk, internetverbinding en appgebruik wanneer u gebruikmaakt van onze Speaksee-diensten. Informatie die mogelijk wordt verwerkt, omvat: IP-adres, details van het besturingssysteem, gebruiksduur, (versienummer en hardware-id) en netwerkstatistieken (routes en latentie).

We gebruiken deze technische informatie om onze spraak-naar-tekst transcriptiediensten correct te bieden en om uw ervaring te optimaliseren. We kunnen deze informatie ook gebruiken om nuttige technische ondersteuning te bieden wanneer u problemen ondervindt met onze diensten.

We verwerken technische informatie op basis van ons gerechtvaardigd belang, namelijk ons gerechtvaardigd zakelijk belang om onze diensten te bieden en deze te verbeteren ten behoeve van onze Klanten en om technische ondersteuning aan onze Klanten te bieden.

         2.HOE LANG VERWERKEN WE UW INFORMATIE

We zullen uw persoonlijke informatie niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt, tenzij we moeten voldoen aan wettelijke verplichtingen, in welk geval we uw informatie mogelijk langer bewaren.

Spraak en spraak-naar-tekst transcripties worden verwerkt en opgeslagen voor de duur van Speaksee-sessies (wat betekent totdat de Speaksee-microfoon kit is uitgeschakeld of totdat de Autocaption-software is afgesloten). Wanneer op verzoek van onze Klant transcripties worden bewaard voor hun eigen voordeel, bewaren we spraaktranscripties voor een langere periode die door de Klant is aangegeven.

In sommige gevallen kunnen we ook spraakaudio en transcripties opslaan met het oog op het verbeteren van onze machine learning-algoritmen om onze diensten aan onze Klanten te verbeteren. Wanneer u ons schriftelijk aangeeft dat u of uw werkgever dit niet goedkeurt, zullen we dit achterwege laten. Wanneer we spraakaudio of transcripties opslaan voor het verbeteren van onze diensten aan onze Klanten, zullen we de gegevens niet behouden nadat de algoritmen zijn getraind en in ieder geval worden deze gegevens na 18 maanden verwijderd.

Uw accountinformatie en technische informatie en metadata met betrekking tot uw apparaat of het Speaksee-gesprek worden bewaard voor een maximale periode van één jaar nadat het gesprek heeft plaatsgevonden.                   

     3.MET WIE DELEN WE UW INFORMATIE

We zullen uw persoonlijke gegevens alleen delen met derden als dit nodig is voor de levering van onze diensten en de verbetering van deze diensten. We zullen uw persoonlijke gegevens nooit expliciet verkopen aan derden. Momenteel maken we gebruik van verschillende externe verwerkers voor de verstrekking van onze spraak-naar-tekst diensten, evenals voor de opslag en communicatie van informatie.

Bovendien kunnen we uw persoonlijke gegevens als uitzondering delen met derden als we daartoe een wettelijke verplichting hebben. Momenteel zijn er geen dergelijke verplichtingen van toepassing op onze diensten en daarom delen we geen informatie met derden op basis van deze uitzondering.

    4.INTERNATIONALE GEGEVENSOVERDRACHTEN

Speaksee en Speaksee-servers bevinden zich in de Europese Unie, wat betekent dat uw informatie in principe binnen de Europese Economische Ruimte (Europese Unie, inclusief Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) zal worden verwerkt. Wanneer u zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt, kunnen de derden waarmee we samenwerken in bepaalde gevallen uw informatie naar landen buiten de Europese Unie overdragen, meestal naar servers dicht bij uw locatie om minimale latentie te waarborgen.

• Wanneer u zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt, kunnen onze externe verwerkers uw informatie naar de Verenigde Staten overdragen op basis van de Privacy Shield-overeenkomst, zodat de privacy van uw informatie wordt gerespecteerd. U kunt meer informatie vinden over het Privacy Shield

• Onze externe verwerkers kunnen uw informatie in andere landen buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, afhankelijk van waar u zich bevindt. In deze gevallen zijn de standaard contractuele clausules van onze externe verwerkers van toepassing, die een adequate bescherming van uw persoonlijke informatie bieden.   

     
        5.UW RECHTEN

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is van toepassing op onze verwerking van uw informatie. Op grond van de AVG heeft u bepaalde rechten als Betrokkene, namelijk het recht om:

• Toegang te krijgen tot de persoonlijke informatie die over u is vastgelegd;

• Rectificeren van persoonlijke informatie die over u is vastgelegd wanneer deze onjuist of onvolledig is;

• Verwijdering van persoonlijke informatie die over u is vastgelegd;

• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke informatie;

• De verwerking te beperken van uw persoonlijke informatie tot bepaalde situaties;

• Gegevensoverdraagbaarheid van uw persoonlijke informatie. Dit betekent dat u het recht heeft om uw persoonlijke informatie te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. U kunt ook verzoeken om uw persoonlijke informatie naar een andere Gegevensverwerkingsverantwoordelijke over te dragen als de gelegenheid zich voordoet.

• Toestemming in te trekken die u eerder hebt gegeven.

Wanneer Speaksee de gegevensverwerkingsverantwoordelijke van uw persoonlijke informatie is, kunt u een van deze rechten rechtstreeks tegen ons uitoefenen. In sommige gevallen, en voor sommige doeleinden verwerken wij echter uw persoonlijke informatie uitsluitend op basis van de instructies van onze Klanten, die een bedrijf of onderwijsinstelling kunnen zijn, wat betekent dat wij als gegevensverwerker optreden. In deze situaties kunt u uw rechten uitoefenen tegenover onze Klanten. We kunnen u informatie geven over hoe u uw rechten kunt uitoefenen als deze situatie zich voordoet.

Voor meer informatie over hoe u uw rechten als Betrokkene kunt uitoefenen, of om daadwerkelijk een van uw rechten tegen ons uit te oefenen, kunt u ons een e-mail sturen op hello@speak-see.com.

Als u, als Betrokkene, een klacht heeft over de manier waarop wij uw informatie verwerken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een klacht kan hier worden ingediend.

     6. BEVEILIGINGSMAATREGELEN

We nemen redelijke administratieve, fysieke en elektronische beveiligingsmaatregelen die zijn ontworpen om uw informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, openbaarmaking of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. In het bijzonder zorgen we ervoor dat alle informatie op onze hardware en software versleuteld is om ongeoorloofde toegang te voorkomen. Daarnaast worden onze Speaksee-systemen en databases beschermd door middel van toegangscontrole voor medewerkers. We hebben geheimhoudingsovereenkomsten ondertekend met al onze medewerkers om de vertrouwelijkheid en integriteit van uw informatie te beschermen.  

      7.WIJZIGINGEN AAN DEZE VERKLARING

Speaksee heeft het recht om deze privacyverklaring bij te werken. Elke wijziging in deze privacyverklaring zal op deze pagina worden aangekondigd. Speaksee adviseert om deze pagina regelmatig te controleren op eventuele updates van de privacyverklaring.

      8.CONTACTGEGEVENS & KLACHTEN

Ons doel is om uw privacy te respecteren. Als u vragen of zorgen heeft over deze privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen per e-mail op hello@speak-see.com of ons bereiken op:

Speaksee B.V.

Westblaak 7G

3012 KC ROTTERDAM 

Nederland