Declaración de privacidad de Speaksee

Servicios de Speaksee

Última actualización: 12-01-2025

 Esta es la Declaración de privacidad de Speaksee relativa a los servicios de Speaksee. Nuestros servicios consisten en un kit de micrófono de transcripción de voz a texto para reuniones presenciales y software de transcripción para ordenador (Speaksee Autocaption) para reuniones digitales. Esta Declaración de privacidad explica cómo tratamos la información personal que recibimos cuando utiliza uno de nuestros servicios.

Nos comprometemos con su privacidad y nos aseguramos de que cualquier información personal que tratemos esté protegida y se maneje de forma confidencial. Valoramos la confianza que deposita en nosotros al compartir su información, y haremos todo lo que esté en nuestra mano para no perjudicarla. En este texto queremos explicarle qué información personal recopilamos de usted y con qué fines exactos utilizamos su información.

Si tiene alguna pregunta relacionada con su privacidad o con esta Declaración de privacidad en particular, póngase en contacto con nosotros en hello@speak-see.com.

1. ¿QUÉ INFORMACIÓN RECOPILAMOS Y CON QUÉ FINES?

Cuando utiliza uno de nuestros servicios, podemos recopilar su información para prestar nuestros servicios y mejorar estos servicios con el fin de ofrecerle una mejor experiencia. Recibimos su información porque nos la proporciona directamente o porque nuestros sistemas la recopilan de usted. Solo recopilamos cierta información si usted es un Cliente de nuestros servicios (un Cliente es la persona o empresa que se registra en nuestros servicios y tiene una cuenta con Speaksee) o si un Cliente utiliza nuestros servicios para una conversación con usted, en cuyo caso el Cliente se lo notificará verbalmente o entregándole un micrófono.

A continuación encontrará más detalles sobre la información que tratamos y con qué fines la utilizamos:

1.1 Información de la cuenta

Si usted es nuestro Cliente, recibimos información sobre usted para prestarle nuestros servicios de transcripción. En particular, cuando se registra en los servicios de Speaksee, trataremos sus datos de contacto, como nombre, dirección y país de residencia. Cuando crea o utiliza una cuenta de Speaksee, tratamos su dirección de correo electrónico y su contraseña cifrada (que no es visible para nosotros).

Utilizamos la información de su cuenta para crear una cuenta de Cliente y prestarle nuestros servicios de transcripción a esta cuenta. Además, podemos utilizar sus datos de contacto para proporcionarle información importante sobre nuestros servicios, como cambios y actualizaciones. También podemos utilizar esta información para comunicarnos con usted, por ejemplo, cuando necesite asistencia.

Tratamos sus datos de contacto y la información de su cuenta sobre la base de su consentimiento. Esto significa que, cuando se registra para obtener una cuenta de Speaksee, debe dar su consentimiento para el tratamiento de su información. Esto se hace leyendo esta Declaración de privacidad y marcando una casilla para consentir nuestro tratamiento de datos cuando se registra para obtener una cuenta de Speaksee.

1.2 Conversaciones habladas mientras utiliza el servicio

Cuando utiliza nuestros servicios, tratamos su voz para realizar la transcripción de voz a texto. El habla procesada no se almacena en absoluto. Las transcripciones generadas se eliminan de nuestro almacenamiento temporal en un plazo de 5 minutos tras el uso del servicio.

1.3 Información técnica y metadatos

Si usted es un Cliente, recopilamos información sobre su dispositivo, red, conexión a Internet y uso de la aplicación cuando utiliza nuestros servicios de Speaksee. La información que puede tratarse incluye: dirección IP, detalles del sistema operativo, duración del tiempo de uso, (número de versión e ID de hardware) y métricas de red (rutas y latencia).

Utilizamos esta información técnica para prestar correctamente nuestros servicios de transcripción de voz a texto y optimizar su experiencia. También podemos utilizar esta información para ofrecerle asistencia técnica útil cuando encuentre problemas con nuestros servicios.

Tratamos la información técnica sobre la base de nuestro interés legítimo para hacerlo, concretamente nuestro interés comercial legítimo en prestar nuestros servicios y mejorarlos en beneficio de nuestros Clientes y en prestar asistencia técnica a nuestros Clientes.

         2.DURANTE CUÁNTO TIEMPO TRATAMOS SU INFORMACIÓN

Conservaremos su información personal durante no más tiempo del necesario para los fines para los que se trate, salvo que debamos cumplir obligaciones legales; en ese caso, podríamos conservar su información durante un periodo más largo. 

El habla y las transcripciones de voz a texto se procesan y almacenan durante la duración de las sesiones de Speaksee (lo que significa hasta que se apaga el kit de micrófono de Speaksee o hasta que se cierra el software Autocaption). Si lo solicita nuestro Cliente, las transcripciones pueden almacenarse en su propio beneficio. En ese caso, almacenamos las transcripciones del habla durante el periodo más largo que indique el Cliente.

En algunos casos, también podemos almacenar el audio del habla, así como las transcripciones, con el fin de mejorar nuestros algoritmos de aprendizaje automático y así mejorar nuestros Servicios para nuestros Clientes. Si nos indica por escrito que usted o su empleador no lo aprueba, nos abstendremos de hacerlo. Cuando almacenemos audio del habla o transcripciones con el fin de mejorar nuestros Servicios para nuestros Clientes, no conservaremos los datos una vez que los algoritmos hayan sido entrenados y, en cualquier caso, estos datos se eliminarán después de 18 meses.

Su información de la cuenta y la información técnica y los metadatos relativos a su dispositivo o a la conversación de Speaksee se conservan durante un periodo máximo de un año después de que tuvo lugar la conversación.                   

     3.CON QUIÉN COMPARTIMOS SU INFORMACIÓN

Solo compartiremos sus datos personales con terceros si ello es necesario para la prestación de nuestros servicios y la mejora de estos. Nunca venderemos expresamente sus datos personales a terceros. Actualmente utilizamos varios encargados del tratamiento externos con el fin de prestar nuestros servicios de transcripción de voz a texto, así como para el almacenamiento y la comunicación de la información

Además, podríamos compartir sus datos personales con terceros como excepción si tuviéramos una obligación legal de hacerlo. Actualmente, no existen obligaciones de este tipo aplicables a nuestros servicios y, por tanto, no compartimos información con terceros basándonos en esta excepción.

    4.TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS

Speaksee y los servidores de Speaksee están ubicados en la Unión Europea, lo que significa que, en principio, su información se tratará dentro del Espacio Económico Europeo (Unión Europea, incluido Noruega, Islandia y Liechtenstein). Cuando usted se encuentre fuera del Espacio Económico Europeo, los terceros con los que trabajamos podrán, en determinados casos, transferir su información a países fuera de la Unión Europea, por lo general a servidores cercanos al lugar donde se encuentre para garantizar una latencia mínima.

• Cuando usted se encuentre fuera del Espacio Económico Europeo, nuestros encargados del tratamiento externos podrán transferir su información a Estados Unidos sobre la base del acuerdo Privacy Shield, para que se respete la privacidad de su información. Puede encontrar más información sobre Privacy Shield

• Nuestros encargados del tratamiento externos pueden tratar su información en otros países fuera del Espacio Económico Europeo en función de dónde se encuentre usted. En estos casos, se aplican las cláusulas contractuales tipo de nuestros encargados del tratamiento externos, que ofrecen una protección adecuada de su información personal.   

     
        5.SUS DERECHOS

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) se aplica al tratamiento de su información. Según el RGPD, cuando tratamos su información, usted tiene determinados derechos como interesado, concretamente el derecho a:

• Acceder a la información personal que se conserva sobre usted;

• Rectificar cualquier información personal que se conserve sobre usted cuando sea inexacta o incompleta;

• Supresión o eliminación de cualquier información personal que se conserve sobre usted;

• Oponerse al tratamiento de su información personal;

• Restringir el tratamiento de su información personal a determinadas situaciones;

• Portabilidad de los datos de su información personal. Esto significa que tiene derecho a recibir su información personal en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina. También puede solicitar la transferencia de su información personal a otro responsable si surge la ocasión.

• Retirar el consentimiento que haya dado anteriormente.

Cuando Speaksee sea el responsable del tratamiento de su información personal, puede ejercer cualquiera de estos derechos directamente frente a nosotros. Sin embargo, en algunos casos y para algunos fines, tratamos su información personal únicamente siguiendo las instrucciones de nuestros Clientes, que pueden ser una empresa o una institución educativa, lo que significa que actuamos como encargado del tratamiento. En estas situaciones, puede ejercer sus derechos frente a nuestros Clientes. Podemos facilitarle información sobre cómo ejercer sus derechos si se diera esta situación.

Para obtener más información sobre cómo ejercer sus derechos como interesado, o para ejercer realmente uno de sus derechos frente a nosotros, envíenos un correo electrónico a hello@speak-see.com.

Si usted, como interesado, tiene una reclamación sobre la forma en que tratamos su información, tiene derecho a presentar una queja ante la Autoriteit Persoonsgegevens (la Autoridad Neerlandesa de Protección de Datos). Puede presentar una queja aquí.

     6. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Adoptamos medidas de seguridad administrativas, físicas y electrónicas razonables, diseñadas para proteger su información frente al acceso no autorizado, el uso, la divulgación o cualquier otra forma de tratamiento ilícito de datos personales. En particular, nos aseguramos de que toda la información de nuestro hardware y software esté cifrada para evitar el acceso no autorizado. Además, nuestros sistemas y bases de datos de Speaksee están protegidos mediante controles de acceso para empleados. Hemos firmado acuerdos de confidencialidad con todos nuestros empleados para proteger la confidencialidad e integridad de su información.  

      7.CAMBIOS EN ESTA DECLARACIÓN

Speaksee tiene derecho a actualizar esta Declaración de privacidad. Cualquier cambio en esta Declaración de privacidad se anunciará en esta página. Speaksee aconseja revisar periódicamente esta página si hay alguna actualización de la Declaración de privacidad.

      8.DATOS DE CONTACTO & RECLAMACIONES

Nuestro objetivo es respetar su privacidad. Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre esta Declaración de privacidad, póngase en contacto con nosotros por correo electrónico en hello@speak-see.com o contáctenos en:

Speaksee B.V.

Westblaak 7G

3012 KC ROTTERDAM 

Países Bajos