Se puede crear un programa sólido, invitar a los ponentes adecuados y asegurar que cada detalle técnico esté cubierto.

Pero el valor de un evento sigue dependiendo de una pregunta muy sencilla:

¿Puede todo el mundo seguir lo que se está diciendo?

En un artículo reciente para M&IT, Freya Foster sostiene que la accesibilidad se está convirtiendo en una "expectativa básica" para una generación que es más consciente de las diferentes formas de aprender, comunicarse y participar. Su punto principal es claro: la accesibilidad debe considerarse desde el principio, no añadirse como un elemento final decorativo.

Esto plantea una pregunta importante para los organizadores de eventos.

¿Qué significa la accesibilidad desde el diseño cuando la mayor parte del valor de un evento se transmite a través de discursos y ponencias en directo?

Estar en la sala no es lo mismo que estar incluido

Un asistente puede estar registrado, sentado y ser capaz de ver el escenario.

Pero eso no significa automáticamente que pueda seguir el programa.

Puede que sea sordo o tenga dificultades auditivas. Puede que entienda el idioma del evento, pero le resulte difícil seguir a un ponente que habla rápido o que utiliza terminología técnica. Puede que esté asistiendo a un congreso internacional en su segundo o tercer idioma, o simplemente puede que procese mejor la información cuando puede ir leyéndola.

La barrera no siempre es visible.

A veces solo se hace evidente cuando la conferencia ya ha comenzado, el ponente acelera el paso o un miembro del público hace una pregunta desde el fondo de la sala.

En ese momento, el asistente ya se está perdiendo información.

La buena comunicación de un evento consta de tres partes

A la hora de evaluar la accesibilidad del contenido hablado, ayuda analizar tres fases: seguir, comprender y participar.

¿Pueden los asistentes seguir la ponencia?

El primer paso es el acceso a las palabras mismas.

Un sonido nítido es importante, pero el formato de audio por sí solo no funcionará para todos los asistentes. Los subtítulos en directo ofrecen una alternativa visual y permiten a las personas leer al mismo tiempo que el ponente habla.

Esto puede resultar muy valioso en una gran sala de conferencias, durante una transmisión en directo o en un dispositivo personal.

¿Pueden los asistentes comprender?

Seguir las palabras no siempre es lo mismo que comprender el mensaje.

En eventos internacionales, es posible que los asistentes conozcan el idioma principal del evento pero se pierdan detalles importantes. La traducción en directo les ofrece la opción de seguir el contenido en un idioma en el que se sientan más seguros.

Esto es especialmente relevante durante ponencias técnicas, mesas redondas y sesiones de preguntas y respuestas, donde el ritmo y el tema pueden cambiar rápidamente.

¿Pueden los asistentes participar?

La participación se vuelve más difícil cuando alguien no está seguro de lo que se acaba de decir.

Es menos probable que hagan una pregunta, respondan a una encuesta o inicien una conversación después de la sesión. El contenido se transmitió, pero se redujo la oportunidad de interactuar con él.

Por tanto, la accesibilidad en la comunicación no consiste solo en recibir información; también influye en la confianza con la que los asistentes pueden participar en el evento.

Incluya la accesibilidad de la comunicación en la planificación del evento

La accesibilidad por diseño no significa predecir cada necesidad individual.

Significa hacer que el acceso a la comunicación sea una parte habitual de la planificación.

Antes de confirmar la configuración de la producción, considere lo siguiente:

• ¿Cuál es el idioma principal hablado?

• ¿Qué otros idiomas son relevantes para el público?

• ¿Dónde deben mostrarse los subtítulos o las traducciones?

• ¿Deberían los asistentes poder seguirlo en sus propios dispositivos?

• ¿Necesita la transmisión en directo también subtítulos o traducción?

• ¿Quién es responsable de probar toda la configuración técnica?

Estas decisiones son más sencillas de tomar durante la fase de planificación que poco antes de que comience el evento.

Además, permiten que el organizador del evento, el espacio y el equipo audiovisual trabajen bajo las mismas expectativas.

Hacer que el contenido en directo sea más fácil de seguir

Soundshape ofrece subtítulos y traducción en directo basados en inteligencia artificial en más de 100 idiomas.

Está diseñado para integrarse en los flujos de trabajo audiovisuales existentes. Los subtítulos y las traducciones se pueden mostrar en pantallas de eventos, smartphones, tabletas, ordenadores portátiles y transmisiones en directo.

Esto aporta una gran flexibilidad a los equipos organizadores.

En un evento, los subtítulos pueden mostrarse en la pantalla principal. En otro, los asistentes pueden preferir seguir una traducción de forma privada en su propio dispositivo. Un evento híbrido puede requerir acceso tanto presencial como online.

La configuración debe adaptarse a las necesidades del evento y no al revés.

Descubra cómo los subtítulos y la traducción en directo pueden integrarse en la producción de su evento.

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Informe a los asistentes sobre las opciones disponibles

Planificar la solución es solo una parte del proceso.

Los asistentes también necesitan saber que disponen de subtítulos o traducciones y cómo pueden acceder a ellos.

Incluya esta información en las comunicaciones previas al evento, en la plataforma del mismo y en el propio recinto. Dé indicaciones al equipo de registro, a los anfitriones y a los moderadores para que puedan orientar a los asistentes.

Las instrucciones no tienen por qué ser complicadas.

Pero sí deben ser visibles.

Cuando las opciones de accesibilidad se comunican de forma clara, se perciben como una parte planificada del evento y no como un arreglo especial que alguien ha tenido que solicitar de forma individual.

Un estándar más alto para todos los públicos

El artículo de Freya Foster se centra en las expectativas de la Generación Z, pero la lección general se aplica a todas las generaciones.

Las personas escuchan, leen, procesan y comprenden la información de maneras diferentes. Además, el público internacional ya forma parte habitual de muchas conferencias, eventos corporativos y reuniones gubernamentales.

Por lo tanto, diseñar pensando en un único perfil tipo de asistente resulta cada vez más limitante.

Un punto de partida más útil es aceptar que las audiencias son diversas y ofrecer más de una forma de seguir el contenido.

Porque un evento no es totalmente accesible solo porque todo el mundo pueda acceder a la sala.

También deben ser capaces de entender lo que ocurre en su interior.

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Lectura recomendada: Este artículo responde a la perspectiva de Freya Foster en Accesibilidad desde el diseño: por qué la Generación Z espera más de los eventos, publicado por M&IT.