Speaksee´s Datenschutzerklärung

Speaksee-Dienste

Zuletzt aktualisiert: 12-01-2025

 Dies ist die Datenschutzerklärung von Speaksee in Bezug auf die Speaksee-Dienste. Unsere Dienstleistungen bestehen aus einem Mikrofon-Kit für die Sprach-zu-Text-Transkription für physische Meetings und einer Desktop-Transkriptionssoftware (Speaksee Autocaption) für digitale Meetings. Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, die wir erhalten, wenn Sie eine unserer Dienstleistungen nutzen.

Wir verpflichten uns zu Ihrem Datenschutz und stellen sicher, dass alle personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, geschützt und vertraulich behandelt werden. Wir wissen es zu schätzen, dass Sie uns Ihre Daten anvertrauen, und wir werden alles tun, um dieses Vertrauen nicht zu enttäuschen. In diesem Text möchten wir erklären, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erheben und zu welchen genauen Zwecken wir Ihre Daten verwenden.

Wenn Sie Fragen zu Ihrem Datenschutz oder insbesondere zu dieser Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie uns bitte unter hello@speak-see.com.

1. WELCHE INFORMATIONEN ERHEBEN WIR UND ZU WELCHEN ZWECKEN?

Wenn Sie eine unserer Dienstleistungen nutzen, können wir Ihre Informationen erfassen, um unsere Dienstleistungen bereitzustellen und zu verbessern, damit wir Ihnen ein besseres Nutzungserlebnis bieten können. Wir erhalten Ihre Informationen, weil Sie sie uns direkt zur Verfügung stellen oder weil unsere Systeme sie von Ihnen erfassen. Wir erheben nur bestimmte Informationen, wenn Sie ein Kunde unserer Dienstleistungen sind (ein Kunde ist die Person oder das Unternehmen, das sich für unsere Dienstleistungen anmeldet und ein Konto bei Speaksee hat) oder wenn ein Kunde unsere Dienstleistungen für ein Gespräch mit Ihnen nutzt, worüber der Kunde Sie entweder mündlich informiert oder Ihnen ein Mikrofon aushändigt.

Unten finden Sie weitere Einzelheiten zu den Informationen, die wir verarbeiten, und zu den Zwecken, für die wir sie verwenden:

1.1 Kontoinformationen

Wenn Sie unser Kunde sind, erhalten wir Informationen über Sie, um Ihnen unsere Transkriptionsdienste bereitzustellen. Insbesondere verarbeiten wir bei der Anmeldung für unsere Speaksee-Dienste Ihre Kontaktdaten wie Name, Adresse und Wohnsitzland. Wenn Sie ein Konto für Speaksee erstellen oder verwenden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihr verschlüsseltes Passwort (das für uns nicht sichtbar ist).

Wir verwenden Ihre Kontoinformationen, um ein Kundenkonto zu erstellen und unsere Transkriptionsdienste für dieses Konto bereitzustellen. Außerdem können wir Ihre Kontaktdaten verwenden, um wichtige Informationen über unsere Dienstleistungen bereitzustellen, etwa Änderungen und Aktualisierungen. Wir können diese Informationen auch verwenden, um mit Ihnen zu kommunizieren, zum Beispiel wenn Sie Unterstützung benötigen.

Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten und Kontoinformationen auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Das bedeutet, dass Sie bei der Anmeldung für ein Speaksee-Konto der Verarbeitung Ihrer Informationen zustimmen müssen. Dies geschieht, indem Sie diese Datenschutzerklärung lesen und bei der Anmeldung für ein Speaksee-Konto ein Kästchen ankreuzen, um der Datenverarbeitung zuzustimmen.

1.2 Gesprochene Gespräche während der Nutzung des Dienstes

Wenn Sie unsere Dienste nutzen, verarbeiten wir Ihre Sprache für die Sprach-zu-Text-Transkription. Verarbeitete Sprache wird überhaupt nicht gespeichert. Die erzeugten Transkripte werden innerhalb von 5 Minuten nach Nutzung des Dienstes aus unserem temporären Speicher gelöscht.

1.3 Technische Informationen und Metadaten

Wenn Sie Kunde sind, erfassen wir Informationen über Ihr Gerät, Ihr Netzwerk, Ihre Internetverbindung und Ihre App-Nutzung, wenn Sie unsere Speaksee-Dienste nutzen. Zu den verarbeiteten Informationen können gehören: IP-Adresse, Details zum Betriebssystem, Nutzungsdauer, (Versionsnummer und Hardware-ID) sowie Netzwerkmetriken (Routen und Latenz).

Wir verwenden diese technischen Informationen, um unsere Sprach-zu-Text-Transkriptionsdienste ordnungsgemäß bereitzustellen und Ihre Erfahrung zu optimieren. Wir können diese Informationen auch verwenden, um hilfreichen technischen Support zu leisten, wenn Sie auf Probleme mit unseren Diensten stoßen.

Wir verarbeiten technische Informationen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses daran, und zwar unseres berechtigten geschäftlichen Interesses, unsere Dienstleistungen bereitzustellen und unsere Dienstleistungen zum Nutzen unserer Kunden zu verbessern sowie unseren Kunden technischen Support zu bieten.

         2.WIE LANGE WIR IHRE INFORMATIONEN VERARBEITEN

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger als für die Zwecke erforderlich, für die sie verarbeitet werden, es sei denn, wir müssen gesetzliche Verpflichtungen erfüllen; in diesem Fall können wir Ihre Informationen länger speichern. 

Sprache und Sprach-zu-Text-Transkripte werden für die Dauer der Speaksee-Sitzungen verarbeitet und gespeichert (das heißt, bis das Speaksee-Mikrofon-Kit ausgeschaltet oder die Autocaption-Software geschlossen wird). Auf Wunsch unseres Kunden können Transkripte zu dessen eigenem Nutzen gespeichert werden. In diesem Fall speichern wir Sprachtranskripte für eine vom Kunden angegebene längere Dauer.

In einigen Fällen können wir Sprachaufnahmen sowie Transkripte auch zum Zweck der Verbesserung unserer Machine-Learning-Algorithmen speichern, um unsere Dienste für unsere Kunden zu verbessern. Wenn Sie uns schriftlich mitteilen, dass Sie oder Ihr Arbeitgeber damit nicht einverstanden sind, werden wir darauf verzichten. Wenn wir Sprachaufnahmen oder Transkripte zum Zweck der Verbesserung unserer Dienste für unsere Kunden speichern, bewahren wir die Daten nicht auf, nachdem die Algorithmen trainiert wurden, und diese Daten werden in jedem Fall nach 18 Monaten gelöscht.

Ihre Kontoinformationen sowie technische Informationen und Metadaten zu Ihrem Gerät oder zur Speaksee-Konversation werden für einen Zeitraum von maximal einem Jahr nach dem stattgefundenen Gespräch aufbewahrt.                   

     3.MIT WEM WIR IHRE INFORMATIONEN TEILEN

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn dies für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen und die Verbesserung dieser Dienstleistungen erforderlich ist. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten ausdrücklich niemals an Dritte verkaufen. Derzeit nutzen wir mehrere Auftragsverarbeiter von Drittanbietern zum Zweck der Bereitstellung unserer Sprach-zu-Text-Dienste sowie der Speicherung und Übermittlung von Informationen

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten ausnahmsweise an Dritte weitergeben, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Derzeit gelten für unsere Dienstleistungen keine derartigen Verpflichtungen, und daher geben wir auf Grundlage dieser Ausnahme keine Informationen an Dritte weiter.

    4.INTERNATIONALE DATENÜBERMITTLUNGEN

Speaksee und die Speaksee-Server befinden sich in der Europäischen Union, was bedeutet, dass Ihre Informationen grundsätzlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (Europäische Union einschließlich Norwegen, Island und Liechtenstein) verarbeitet werden. Wenn Sie sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden, können die Drittanbieter, mit denen wir zusammenarbeiten, Ihre Informationen in bestimmten Fällen in Länder außerhalb der Europäischen Union übertragen, in der Regel auf Server in der Nähe Ihres Standorts, um eine minimale Latenz zu gewährleisten.

• Wenn Sie sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden, können unsere Drittanbieter-Auftragsverarbeiter Ihre Informationen auf Grundlage des Privacy-Shield-Abkommens in die Vereinigten Staaten übertragen, damit der Datenschutz Ihrer Informationen gewahrt bleibt. Weitere Informationen über den Privacy Shield finden Sie

• Unsere Drittanbieter-Auftragsverarbeiter können Ihre Informationen in anderen Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, abhängig von Ihrem Standort. In diesen Fällen gelten die Standardvertragsklauseln unserer Drittanbieter-Auftragsverarbeiter, die einen angemessenen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bieten.   

     
        5.IHRE RECHTE

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für unsere Verarbeitung Ihrer Informationen. Nach der DSGVO haben Sie bei der Verarbeitung Ihrer Informationen bestimmte Rechte als betroffene Person, nämlich das Recht auf:

• Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert sind;

• Berichtigung aller personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert sind, wenn diese unrichtig oder unvollständig sind;

• Löschung oder Entfernung aller personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert sind;

• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;

• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf bestimmte Situationen;

• Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten. Das bedeutet, dass Sie das Recht haben, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie können außerdem gegebenenfalls beantragen, dass Ihre personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen übertragen werden.

• Widerruf der Einwilligung die Sie zuvor erteilt haben.

Wenn Speaksee der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten ist, können Sie eines dieser Rechte direkt uns gegenüber geltend machen. In einigen Fällen und für einige Zwecke verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten jedoch ausschließlich auf Grundlage der Anweisungen unserer Kunden, bei denen es sich um Unternehmen oder Bildungseinrichtungen handeln kann, was bedeutet, dass wir als Auftragsverarbeiter handeln. In diesen Situationen können Sie Ihre Rechte gegenüber unseren Kunden geltend machen. Wir können Ihnen Informationen dazu geben, wie Sie Ihre Rechte ausüben können, wenn diese Situation eintritt.

Weitere Informationen dazu, wie Sie Ihre Rechte als betroffene Person ausüben können, oder um eines Ihrer Rechte uns gegenüber tatsächlich auszuüben, senden Sie uns bitte eine E-Mail an hello@speak-see.com.

Wenn Sie als betroffene Person eine Beschwerde über die Art und Weise haben, wie wir Ihre Informationen verarbeiten, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Autoriteit Persoonsgegevens (der niederländischen Datenschutzbehörde) einzureichen. Eine Beschwerde kann hier.

     6. SICHERHEITSMASSNAHMEN

Wir ergreifen angemessene administrative, physische und elektronische Sicherheitsmaßnahmen, die darauf ausgelegt sind, Ihre Informationen vor unbefugtem Zugriff, Nutzung, Offenlegung oder jeder anderen Form unrechtmäßiger Verarbeitung personenbezogener Daten zu schützen. Insbesondere stellen wir sicher, dass alle Informationen auf unserer Hardware und Software verschlüsselt sind, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Darüber hinaus sind unsere Speaksee-Systeme und Datenbanken durch Zugriffskontrollen für Mitarbeiter geschützt. Wir haben mit all unseren Mitarbeitern Vertraulichkeitsvereinbarungen unterzeichnet, um die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Informationen zu schützen.  

      7.ÄNDERUNGEN AN DIESER ERKLÄRUNG

Speaksee hat das Recht, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren. Jede Änderung an dieser Datenschutzerklärung wird auf dieser Seite bekannt gegeben. Speaksee empfiehlt, diese Seite regelmäßig auf Aktualisierungen der Datenschutzerklärung zu überprüfen.

      8.KONTAKTDATEN & BESCHWERDEN

Unser Ziel ist es, Ihre Privatsphäre zu respektieren. Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu dieser Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail unter hello@speak-see.com oder kontaktieren Sie uns unter:

Speaksee B.V.

Westblaak 7G

3012 KC ROTTERDAM 

Die Niederlande