Wie Sie einen medizinischen Kongress für alle Teilnehmenden barrierefreier gestalten
Medizinische Kongresse werden immer internationaler, inhaltlich reicher und oft auch komplexer im Format. Plenarsitzungen, parallele Tracks, Breakout-Räume, Podiumsdiskussionen und Livestreams laufen häufig nebeneinander. Dies schafft ein wertvolles Erlebnis für die Teilnehmenden, macht es aber auch für alle schwieriger, den Inhalten klar zu folgen.
Bei medizinischen Kongressen ist eine klare Kommunikation unerlässlich. Referierende verwenden oft Fachbegriffe, Abkürzungen, Forschungsdaten und eine sehr fachspezifische Sprache. Zudem kommen die Teilnehmenden aus vielen verschiedenen Ländern und sprechen nicht immer dieselbe Muttersprache. Gleichzeitig ist Barrierefreiheit kein nettes Extra mehr. Sie wird zu einem immer wichtigeren Bestandteil eines professionellen Kongresserlebnisses.
Die Frage lautet also nicht nur: Wie organisieren wir ein starkes wissenschaftliches Programm?
Sie lautet auch: Wie stellen wir sicher, dass jeder Teilnehmende den Inhalten folgen kann?
Die Herausforderung von Kongressen mit mehreren Räumen
Bei einem Kongress mit nur einem Saal ist die Kommunikation relativ unkompliziert. Medizinische Kongresse mit mehreren Räumen sind jedoch weitaus komplexer.
Denken Sie an:
eine plenare Eröffnung mit internationalen Referierenden;
mehrere parallel stattfindende Breakout-Sessions;
Teilnehmende, die zwischen den Vorträgen wechseln;
Hybrid-Teilnehmende, die online dazugeschaltet sind;
Referierende mit unterschiedlichen Akzenten;
komplexe medizinische Fachterminologie;
Teilnehmende, die von Untertiteln oder Übersetzungen profitieren.
Viele Veranstalter lösen dies von Fall zu Fall für einzelne Sessions. Manchmal wird eine Dolmetschung organisiert. Manchmal erhält der Livestream Untertitel. Gelegentlich gibt es diese Unterstützung nur im Plenarsaal. Dies kann jedoch zu einer unausgewogenen Erfahrung führen: Einige Sessions sind leicht zugänglich, andere wiederum nicht.
Für die Teilnehmenden fühlt sich das nicht logisch an. Sie erleben den Kongress als eine einzige, zusammenhängende Veranstaltung.
Barrierefreiheit gehört ins AV-Briefing
Live-Untertitelung und Übersetzungen werden oft erst spät im Planungsprozess thematisiert. Zum Beispiel, wenn ein Teilnehmender danach fragt, wenn sich herausstellt, dass ein Referent schwer zu verstehen ist, oder wenn das Setup für den Livestream bereits fast fertiggestellt ist.
Diese Themen sollten jedoch viel früher besprochen werden.
Genauso wie Sie Ton, Bildschirme, Kameras, Mikrofone und Livestreaming in Ihr AV-Briefing aufnehmen, können Sie auch Live-Untertitelung und Übersetzungen als festen Bestandteil der Kongressplanung einplanen.
Eine einfache Frage an Ihren AV-Partner kann hier viel bewirken:
„Können wir Live-Untertitelung und Übersetzungen für den Plenarsaal, die Breakout-Sessions und den Livestream anbieten?“
Damit wird Barrierefreiheit von einer kurzfristigen Notlösung zu einem Standardbestandteil des Kongresserlebnisses.
Was Live-Untertitelung und Übersetzung bewirken
Live-Untertitel machen das gesprochene Wort in Echtzeit lesbar. Die Teilnehmenden können das Gesagte auf einem Bildschirm im Raum, im Livestream oder auf dem eigenen Smartphone mitverfolgen.
Übersetzungen helfen dem internationalen Publikum, den Sessions leichter zu folgen, wenn die Hauptsprache nicht deren Muttersprache ist.
Bei medizinischen Kongressen kann dies in verschiedenen Situationen sehr wertvoll sein:
Für internationale Teilnehmende
Nicht jeder Gast kann komplexen medizinischen Präsentationen auf Englisch mühelos folgen. Eine Live-Übersetzung hilft dabei, wichtige Inhalte besser zu verstehen.
Für gehörlose und schwerhörige Teilnehmende
Live-Untertitel machen die Vorträge für Personen zugänglich, die sich nicht vollständig auf den gesprochenen Ton verlassen können.
Für Teilnehmende in unruhigen Umgebungen
In großen Sälen, bei gut besuchten Breakout-Sessions oder in hybriden Szenarien ist die Akustik nicht immer perfekt. Mitlesen hilft den Teilnehmenden, konzentriert zu bleiben und Inhalte besser zu behalten.
Für komplexe medizinische Fachausdrücke
Bei hochspezialisierten Vorträgen erleichtert die textliche Unterstützung das präzise Erfassen von Fachbegriffen, Namen, Abkürzungen und Forschungsergebnissen.
Für hybride und Online-Teilnehmende
Wenn Sessions gestreamt werden, können Untertitel und Übersetzungen das Online-Erlebnis erheblich verbessern.
Denken Sie über den Plenarsaal hinaus
Viele Kongresse konzentrieren ihre Bemühungen um Barrierefreiheit zunächst auf den Hauptsaal. Das ist nachvollziehbar: Dort befindet sich meist das größte Publikum und dort finden die wichtigsten Keynotes statt.
Doch gerade in Breakout-Sessions, parallelen Tracks und kleineren Räumen werden oft die tiefsten wissenschaftlichen Inhalte vermittelt. Hier werden Forschungsergebnisse diskutiert, Fallbeispiele geteilt und Expertenrunden abgehalten.
Wenn nur der Plenarsaal barrierefrei ist, verpassen die Teilnehmenden unter Umständen genau die Fachvorträge, die für sie am relevantesten sind.
Deshalb ist es sinnvoll, Barrierefreiheit über verschiedene Ebenen des Kongresses hinweg zu betrachten:
Plenarsaal — Keynotes, Eröffnungen, große Podiumsdiskussionen.
Breakout-Räume — Parallelsitzungen, wissenschaftliche Tracks, Workshops.
Livestreams — Online-Teilnehmende und hybride Registrierungen.
On-Demand-Inhalte — nachträgliches Anschauen, Zusammenfassen oder Aufbereiten von Session-Inhalten.
Der beste Ansatz muss nicht bedeuten, von Tag eins an alles überall umzusetzen. Sie können mit einem Raum, einem Track oder einem Halbtag starten und das Angebot schrittweise ausbauen.
So fragen Sie Ihren AV-Partner an
Die meisten Kongressveranstalter müssen diese technische Umsetzung nicht selbst lösen. Der logischste Schritt ist, Live-Untertitelung und Übersetzung direkt in das Briefing an Ihren AV-Dienstleister aufzunehmen.
Sie können dafür folgenden Text verwenden:
Formulierungsbeispiel für Ihr AV-Briefing
„Für diesen Kongress möchten wir prüfen, ob Live-Untertitelung und Übersetzungen für die Plenarsitzungen und/oder Breakout-Räume angeboten werden können. Die Lösung sollte sich für die Nutzung im Saal, auf den eigenen Geräten der Teilnehmenden und idealerweise auch im Livestream eignen. Bitte bieten Sie uns ein entsprechendes Setup an, das den Teilnehmenden einen einfachen Zugang ermöglicht – beispielsweise über einen QR-Code oder eine Bildschirmanzeige.“
Damit formulieren Sie eine klare Anfrage an Ihren AV-Partner, ohne alle technischen Details selbst festlegen zu müssen.
Was es zu beachten gilt
Wenn Sie Live-Untertitelung und Übersetzung mit Ihrem AV-Partner besprechen, sind dies nützliche Leitfragen:
In welchen Räumen oder Sessions sollen Untertitel angeboten werden?
Soll der Text auf Bildschirmen vor Ort, auf Smartphones oder im Livestream angezeigt werden?
Welche Sprachen sind für unser Publikum relevant?
Benötigen wir ein Glossar für medizinische Fachbegriffe, Namen von Referierenden oder Abkürzungen?
Wie wird die Lösung an das bestehende Audiosystem angebunden?
Wer betreut das Setup während des Kongresses?
Können wir das System zunächst bei einem Track oder in einem Raum testen?
Diese Fragen helfen dabei, das Thema Barrierefreiheit konkret anzugehen – nicht als abstraktes Ideal, sondern als praktischen Teil der Produktion.
Ein barrierefreier Kongress muss nicht kompliziert sein
Viele Veranstalter möchten ihren Kongress barrierefreier gestalten, befürchten jedoch, dass dies sofort zu mehr Komplexität führt: mehr Technik, zusätzliche Dienstleister, höherer Abstimmungsaufwand und mehr Risiken.
Das muss nicht sein.
Mit der richtigen Vorbereitung können Live-Untertitelung und Übersetzungen zu einer logischen Erweiterung des bestehenden AV-Setups werden. Der Veranstalter definiert den Bedarf. Der AV-Partner unterstützt bei der technischen Umsetzung. Die Teilnehmenden profitieren von einem besseren Kongresserlebnis.
Der wichtigste Schritt ist, diese Frage frühzeitig zu stellen.
Fazit
Medizinische Kongresse leben vom Wissenstransfer. Dieser funktioniert jedoch nur, wenn die Teilnehmenden den Inhalten auch mühelos folgen können.
Indem Sie Live-Untertitelung und Übersetzungen in das AV-Briefing einbeziehen, werden Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit zu einem festen Bestandteil des Kongresskonzepts – nicht als nachträgliche Notlösung, sondern als bewusste Entscheidung für ein besseres Teilnehmererlebnis.
Organisieren Sie einen medizinischen Kongress mit mehreren Räumen, internationalem Publikum oder hybriden Sessions? Fragen Sie Ihren AV-Partner nach den Möglichkeiten für Live-Untertitelung und Übersetzung.
Machen Sie jede Session leichter verständlich — vom Plenarsaal bis zum Breakout-Raum.
