Je kunt een sterk programma samenstellen, de juiste sprekers uitnodigen en zorgen dat elk technisch detail klopt.

Maar de waarde van een evenement hangt nog steeds af van één simpele vraag:

Kan iedereen volgen wat er wordt gezegd?

In een recent artikel voor M&IT betoogt Freya Foster dat toegankelijkheid een "basisverwachting" aan het worden is voor een generatie die zich meer bewust is van verschillende manieren van leren, communiceren en betrokken zijn. Haar belangrijkste punt is duidelijk: je moet vanaf het begin over toegankelijkheid nadenken, en het niet achteraf pas toevoegen.

Dat roept een belangrijke vraag op voor organisatoren van evenementen.

Wat betekent 'toegankelijkheid door ontwerp' als het grootste deel van de waarde van een evenement wordt geleverd via live gesproken inhoud?

In de zaal zijn is niet hetzelfde als erbij horen

Een deelnemer kan geregistreerd zijn, op een stoel zitten en het podium kunnen zien.

Dat betekent niet automatisch dat diegene het programma ook kan volgen.

Misschien is de deelnemer doof of slechthorend. Misschien begrijpt hij de taal van het evenement wel, maar vindt hij het moeilijk om een snelle spreker of technische terminologie te volgen. Misschien bezoekt hij een internationaal congres in een tweede of derde taal. Of misschien verwerkt hij informatie gewoon makkelijker als hij kan meelezen.

De barrière is niet altijd zichtbaar.

Deze wordt soms pas duidelijk als de presentatie eenmaal is begonnen, de spreker sneller gaat praten of een toehoorder achter in de zaal een vraag stelt.

Op dat moment mist de deelnemer al informatie.

Goede evenementencommunicatie bestaat uit drie delen

Bij het beoordelen van de toegankelijkheid van gesproken inhoud helpt het om naar drie fasen te kijken: volgen, begrijpen en deelnemen.

Kunnen deelnemers het volgen?

De eerste stap is toegang tot de woorden zelf.

Helder geluid is belangrijk, al is alleen audio niet voor elke deelnemer voldoende. Live ondertiteling biedt een visueel alternatief en stelt mensen in staat mee te lezen terwijl de spreker praat.

Dit kan waardevol zijn in een grote conferentiezaal, tijdens een livestream of op een eigen apparaat.

Kunnen deelnemers het begrijpen?

De woorden volgen is niet altijd hetzelfde als de boodschap begrijpen.

Bij internationale evenementen begrijpen deelnemers de voertaal van het evenement misschien wel, maar missen ze toch belangrijke details. Live vertaling geeft hen de mogelijkheid om de inhoud te volgen in een taal waarin ze meer vertrouwen hebben.

Dit is vooral relevant bij technische presentaties, paneldiscussies en interactieve vragenrondes, waar het tempo en het onderwerp snel kunnen veranderen.

Kunnen deelnemers deelnemen?

Deelnemen wordt moeilijker als iemand niet zeker weet wat er zojuist is gezegd.

Mensen zullen dan minder snel een vraag stellen, reageren op een peiling of na de sessie een gesprek aanknopen. De inhoud is wel overgebracht, maar de kans op interactie is verkleind.

Toegankelijke communicatie gaat dus niet alleen over het ontvangen van informatie. Het heeft ook invloed op hoe zelfverzekerd deelnemers kunnen meedoen aan het evenement.

Neem communicatietoegankelijkheid op in de briefing

Toegankelijkheid door ontwerp betekent niet dat je elke individuele behoefte vooraf moet voorspellen.

Het betekent dat je toegankelijke communicatie een vast onderdeel maakt van de planning.

Denk na over de volgende punten voordat je de productieopstelling definitief maakt:

• Wat is de belangrijkste gesproken taal?

• Welke andere talen zijn relevant voor het publiek?

• Waar moeten ondertiteling of vertalingen worden getoond?

• Moeten deelnemers het op hun eigen apparaat kunnen volgen?

• Heeft de livestream ook ondertiteling of vertaling nodig?

• Wie is er verantwoordelijk voor het testen van de volledige opstelling?

Deze beslissingen zijn makkelijker te nemen tijdens de planningsfase dan vlak voordat het evenement begint.

Bovendien zorgen ze ervoor dat de organisator, de locatie en de AV-partner met dezelfde verwachtingen werken.

Live inhoud makkelijker te volgen maken

Soundshape biedt AI-gestuurde live ondertiteling en live vertaling in meer dan 100 talen.

Het is ontworpen om naadloos aan te sluiten op bestaande AV-workflows. Ondertiteling en vertalingen kunnen worden getoond op evenementschermen, smartphones, tablets, laptops en livestreams.

Dit geeft evenemententeams de nodige flexibiliteit.

Bij het ene evenement kan de ondertiteling op het hoofdscherm worden getoond. Bij een ander evenement volgen deelnemers de vertaling misschien liever privé op hun eigen apparaat. Een hybride evenement vereist vaak zowel toegang op locatie als online.

De opstelling moet de behoeften van het evenement volgen, niet andersom.

Ontdek hoe live ondertiteling en vertaling in jouw evenementenproductie passen.

Vraag een demo aan

Laat deelnemers weten wat er beschikbaar is

Het plannen van de oplossing is slechts een deel van het proces.

Deelnemers moeten ook weten dat er ondertiteling of vertalingen beschikbaar zijn en hoe ze hier gebruik van kunnen maken.

Neem deze informatie op in de communicatie voorafgaand aan het evenement, op het evenementenplatform en op de locatie zelf. Brief het registratieteam, de gastheren en de moderatoren, zodat zij deelnemers in de juiste richting kunnen wijzen.

De instructies hoeven niet ingewikkeld te zijn.

Ze moeten vooral goed zichtbaar zijn.

Wanneer opties voor toegankelijkheid duidelijk worden gecommuniceerd, voelen ze aan als een gepland onderdeel van het evenement in plaats van een speciale regeling die men apart moet aanvragen.

Een hogere standaard voor elk publiek

Het artikel van Freya Foster richt zich op de verwachtingen van Generatie Z. De bredere les is echter van toepassing op elke generatie.

Mensen luisteren, lezen, verwerken en begrijpen informatie op verschillende manieren. Daarnaast is een internationaal publiek inmiddels heel normaal bij veel congressen, bedrijfsevenementen en overheidsbijeenkomsten.

Ontwerpen rondom één verondersteld type deelnemer is dan ook steeds vaker een beperking.

Een nuttiger uitgangspunt is te accepteren dat je publiek gevarieerd is en meer dan één manier aan te bieden om de inhoud te volgen.

Want een evenement is niet volledig toegankelijk simpelweg omdat iedereen de zaal in kan.

Iedereen moet ook kunnen begrijpen wat er binnen gebeurt.

Ervaar de kwaliteit, snelheid en eenvoud van Soundshape in een live evenementenopstelling.

Vraag een demo aan

Verder lezen: Dit artikel reageert op het standpunt van Freya Foster in Accessibility by design: why Gen Z expects more from events, gepubliceerd door M&IT.