Vous pouvez concevoir un excellent programme, inviter les bons intervenants et veiller au moindre détail technique.

Pourtant, la valeur d'un événement dépend toujours d'une question simple :

Tout le monde peut-il suivre ce qui se dit ?

Dans un récent article pour M&IT, Freya Foster affirme que l'accessibilité devient une « attente fondamentale » pour une génération plus consciente des différentes manières d'apprendre, de communiquer et de s'engager. Son idée principale est claire : l'accessibilité doit être intégrée dès le départ, et non ajoutée après coup.

Cela soulève une question importante pour les organisateurs d'événements.

Que signifie l'accessibilité dès la conception lorsque l'essentiel de la valeur d'un événement repose sur des interventions orales en direct ?

Être présent dans la salle ne garantit pas l'inclusion

Un participant peut être inscrit, installé dans son siège et voir la scène.

Cela ne signifie pas automatiquement qu'il est en mesure de suivre le programme.

Certains peuvent être sourds ou malentendants. D'autres peuvent comprendre la langue de l'événement, mais éprouver des difficultés face à un débit de parole rapide ou à un jargon technique. Certains participent à un congrès international dans leur deuxième ou troisième langue, tandis que d'autres s'approprient simplement mieux les informations par écrit.

L'obstacle n'est pas toujours visible.

Il peut ne se manifester qu'une fois la conférence commencée, lorsque l'intervenant accélère le ton ou qu'un membre du public pose une question depuis le fond de la salle.

À ce moment-là, le participant a déjà manqué des informations clés.

Une bonne communication événementielle repose sur trois piliers

Pour évaluer l'accessibilité des contenus oraux, il est utile d'analyser trois étapes : suivre, comprendre et participer.

Les participants peuvent-ils suivre ?

La première étape consiste à accéder aux mots eux-mêmes.

Un son clair est essentiel, mais l'audio seul ne convient pas à tous les participants. Le sous-titrage en direct offre une alternative visuelle et permet de lire simultanément les propos de l'intervenant.

Cette solution s'avère précieuse dans une grande salle de conférence, lors d'une diffusion en direct ou sur un appareil personnel.

Les participants peuvent-ils comprendre ?

Suivre les mots ne garantit pas toujours la compréhension du message.

Lors d'événements internationaux, les participants peuvent maîtriser la langue principale de l'événement tout en passant à côté de détails importants. La traduction en direct leur permet de suivre le contenu dans la langue où ils se sentent le plus à l'aise.

Cette démarche est particulièrement pertinente lors de présentations techniques, de tables rondes ou de sessions de questions-réponses, où le rythme et le sujet peuvent évoluer rapidement.

Les participants peuvent-ils s'impliquer ?

La participation s'avère plus difficile pour une personne qui n'est pas certaine de ce qui vient d'être dit.

Elle sera moins encline à poser une question, à répondre à un sondage ou à engager la conversation après la session. Le contenu a été diffusé, mais l'occasion d'interagir a été limitée.

L'accessibilité de la communication ne consiste donc pas seulement à recevoir des informations. Elle influence directement l'assurance avec laquelle les participants s'impliquent dans l'événement.

Intégrer l'accessibilité de la communication dès le cahier des charges

L'accessibilité dès la conception ne consiste pas à anticiper chaque besoin individuel.

Il s'agit plutôt de faire de l'accès à la communication un élément standard des discussions de planification.

Avant de valider l'infrastructure de production, posez-vous ces questions :

• Quelle est la langue parlée principale ?

• Quelles autres langues concernent votre public ?

• Où les sous-titres ou les traductions doivent-ils être affichés ?

• Les participants doivent-ils pouvoir suivre sur leurs propres appareils ?

• La diffusion en direct nécessite-t-elle également des sous-titres ou une traduction ?

• Qui est responsable des tests de l'ensemble de l'installation ?

Ces décisions sont bien plus simples à prendre lors de la phase de planification que juste avant le début de l'événement.

Elles permettent également d'aligner les attentes de l'organisateur, du lieu d'accueil et du prestataire audiovisuel.

Faciliter le suivi des contenus en direct

Soundshape propose un service de sous-titrage et de traduction en direct optimisé par IA dans plus de 100 langues.

Conçu pour s'intégrer à vos flux audiovisuels existants, il permet de diffuser les sous-titres et les traductions sur les écrans de la salle, les smartphones, les tablettes, les ordinateurs portables ou les flux de direct.

Cette approche offre une grande flexibilité aux équipes événementielles.

Pour un événement donné, les sous-titres peuvent être projetés sur l'écran principal. Pour un autre, les participants préféreront peut-être suivre une traduction de manière confidentielle sur leur propre appareil. Un événement hybride, quant à lui, peut requérir un accès simultané sur place et en ligne.

L'installation doit s'adapter aux besoins de l'événement, et non l'inverse.

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Informer le public des solutions disponibles

Planifier la solution technique n'est qu'une partie du chemin.

Les participants doivent également savoir que des sous-titres ou des traductions sont à leur disposition et comprendre comment y accéder.

Mentionnez ces informations dans vos communications pré-événement, sur la plateforme de l'événement et dans les espaces d'accueil. Briefez l'équipe d'accueil, les hôtes et les modérateurs afin qu'ils puissent orienter efficacement les participants.

Les instructions de connexion doivent rester simples.

Mais elles doivent surtout être bien visibles.

Lorsque les options d'accessibilité sont communiquées de manière claire, elles s'intègrent naturellement à l'événement et ne sont plus perçues comme un aménagement spécifique à demander au préalable.

Une exigence renforcée pour tous les publics

L'article de Freya Foster met l'accent sur les attentes de la génération Z. Toutefois, la leçon globale s'applique à toutes les générations.

Chacun écoute, lit, assimile et comprend les informations de manière différente. De plus, la présence de publics internationaux est devenue la norme pour de nombreux congrès, événements d'entreprise et réunions gouvernementales.

Se limiter à un profil type de participant s'avère donc de plus en plus restrictif.

L'approche la plus efficace consiste à accepter la diversité des publics et à proposer plusieurs canaux pour suivre les contenus.

Un événement n'est pas pleinement accessible pour la seule raison que tout le monde peut entrer dans la salle.

Encore faut-il que chacun puisse comprendre ce qu'il s'y passe.

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Pour aller plus loin : Cet article fait suite aux réflexions de Freya Foster dans Accessibility by design: why Gen Z expects more from events, publié par M&IT.